TUN si incontra con Vicki Lavendol, un'istruttrice presso il Rosen College of Hospitality Management dell'Università della Florida centrale, per discutere le cose da fare e da non fare quando si inviano e-mail a professori e insegnanti.

TUN: Professor Lavendol, grazie mille per aver dedicato del tempo a parlare con noi oggi. 

LAVENDOL: Grazie per l'opportunità di unirmi a voi oggi.

Iniziamo con la parte introduttiva dell'e-mail. Come dovrebbero iniziare gli studenti a inviare e-mail a professori o insegnanti? Diciamo che è un nuovo istruttore che potrebbero non conoscere ancora. Gli studenti dovrebbero attenersi al “caro” formale? Va bene usare "ciao" o "ciao"? Dov'è la linea? 

Quando scrivo agli studenti, non dico: "Cari Tom e Sally". Quindi, non mi aspetto mai un "caro". A volte ricevo un "caro", ma sto benissimo in ogni caso. Può essere: "Ciao professor Lavendol". 

Mi aspetto una sorta di saluto. Sono felice se è solo "Professor Lavendol". Non importa in un modo o nell'altro. 

Ancora una volta, queste sono le mie prospettive come membro della facoltà. Sono sicuro che altre facoltà potrebbero averne di diverse, ma sono felice di condividere dal mio punto di vista come professore di comunicazione.

Supponi che il tuo professore abbia un dottorato. Quando ti presenti a quel professore, dovresti usare "Dr." in anticipo? O è meglio restare con il "professore"?

"Dottore." sempre: chiunque abbia conseguito un dottorato merita di essere onorato e rispettato ogni volta. Quindi sarà sempre "Dr." e il suo cognome. Non usare mai "Ms."

Non penso che "Professore" sia discutibile per nessuno. Nella nostra conversazione, sarei "Professor Lavendol" perché non ho conseguito un dottorato. Ma vorrei assolutamente rivolgermi a chiunque abbia conseguito un dottorato come "Dr." 

Passando al corpo dell'e-mail, come dovrebbero gli studenti iniziare dal corpo delle loro e-mail? È meglio iniziare con una sottigliezza insignificante come "Spero che tutto vada bene" o "Spero che tu abbia passato un bel weekend?" Oppure gli studenti dovrebbero andare dritti al punto?

La mia prospettiva è che uno dei due va bene. A volte è basato su quanto tempo hai a disposizione, sulla tempistica del messaggio e anche sul contenuto del messaggio.

Quando interagisco con gli studenti, in genere abbiamo a che fare con domande sul corso o su un compito. Quindi, di solito, andiamo solo a quello.

Penso che da qualche parte nel messaggio dovresti essere cordiale. O "grazie", "buona giornata", "buon pomeriggio", "buongiorno" o un saluto del genere va bene e va bene. 

Ma non è necessario commentare: "Hai visto la partita questo fine settimana?" o "Hai notato quanto c'era il sole in spiaggia?"

Se c'è stata una circostanza in cui lo studente era malato, allora potrei dire: "Spero che tu ti senta meglio" a un certo punto del messaggio.

Non è in alcun modo negativo, ma non ci si aspetta che abbia altro che lo scopo della comunicazione. 

Hai qualche consiglio su come gli studenti dovrebbero far sapere ai loro professori o insegnanti chi sono? Dovrebbero dichiarare i loro nomi in anticipo o non menzionarli fino alla firma alla fine dell'e-mail?

Non c'è motivo di includere "il mio nome è" perché il tuo nome è nell'e-mail, nella riga dell'oggetto e nella firma. Quindi non c'è motivo per una riga che dice "il mio nome è".

Voglio parlare del contenuto del corpo dell'e-mail. È meglio essere brevi o aggiungere molti dettagli e spiegazioni?

Penso che l'obiettivo sia avere una conversazione significativa e ridurre al minimo il avanti e indietro. 

Invece di dire: "Mi piacerebbe incontrarti qualche volta", scrivi: "Mi piacerebbe incontrarti durante il tuo orario d'ufficio martedì. Sei disponibile alle 2?" 

Sarei il più specifico possibile perché il bello dell'email (e la sfida dell'email) è che possiamo rispondere ogni volta che possiamo. Anche se abbiamo orari diversi, possiamo ricevere i messaggi l'uno dell'altro. 

Ma vuoi anche ridurre al minimo il ritardo tra le e-mail. Se io sono a lezione per quattro ore o tu sei al lavoro per otto ore, vuoi essere chiaro. Quindi, direi che dovresti inserire tutti i dettagli necessari per raggiungere i tuoi obiettivi e obiettivi della conversazione in modo da poter ridurre al minimo il avanti e indietro. E potrebbero esserci degli avanti e indietro.

E sarei negligente se non aggiungessi qui che l'e-mail non è lo strumento migliore per ogni singola conversazione di tutti i tempi.

A volte, può darsi che diciamo: "Sai una cosa, sembra che sia un po' più complicato e forse dovremmo programmare una chiamata, uno Zoom o una chat, o forse potremmo gestirlo in qualche altro modo per assicurarci che otteniamo una risposta a tutte le tue domande o ottieni ciò di cui hai bisogno dalla conversazione.

Ora devo chiedere, ci sono grandi cose da non fare? Ci sono alcune frasi, parole o forse stili di scrittura che gli studenti dovrebbero assolutamente evitare quando inviano un'e-mail ai loro professori o insegnanti?

Si. Penso che tu non voglia la disinvoltura che a volte gli studenti usano con gli amici. 

Ad esempio, una volta ho inviato un messaggio a uno studente e ho ricevuto in risposta: "Oh, non sapevo che giorno fosse". E hanno semplicemente fatto domande sul commento che avevo senza saluto, senza riconoscimento, senza firma, senza niente di tutto ciò.

Ho anche ricevuto e-mail con frasi tutte in maiuscolo quando uno studente era arrabbiato per qualcosa o per un altro. Quindi, se sei arrabbiato, pensaci per un momento.

Abbiamo avuto tutti momenti in cui siamo rimasti sconvolti e abbiamo risposto prima di pensare davvero alla nostra risposta. Questo è successo a me, e ho dovuto tornare indietro e dire: “Mi scuso. Quella risposta non fu così gentile come avrebbe dovuto essere. Stavo cercando di essere breve. "

Ancora una volta, va bene per noi fare errori nelle nostre comunicazioni. Va bene anche chiedere scusa per questo. È successo anche con gli studenti in entrambi i modi. 

Ancora una volta, il problema non è essere così casual. Penso che ci sarebbe abbastanza rispetto rappresentato dall'utilizzo di saluti e una firma chiusa come "Grazie per il tuo tempo". 

Partendo da ciò, quali sono le firme più appropriate? Ci sono cose che dovresti usare? Ci sono cose che dovresti evitare?

Molto spesso, nei nostri scambi professionali, chiediamo informazioni o chiediamo chiarimenti. Quindi, penso che, molto spesso, quando abbiamo avuto una conversazione con un altro, la chiudiamo con "grazie". Li stiamo ringraziando per il loro tempo. Li ringraziamo per l'informazione. Li ringraziamo per aver risposto. Penso che "grazie" sia sempre d'oro al 100%. Penso che non si possa sbagliare con "grazie". 

Alcune persone preferiscono "i migliori auguri" o "i migliori auguri", e va benissimo. Ma se hai bisogno di dire grazie per quello che è successo, allora "grazie" potrebbe farne parte. Non credo di aver visto nulla di inappropriato in questo senso.

Ho visto molti non avvicinarsi e nessun saluto e solo il "Cosa sta succedendo con questa lezione?" oppure "Cosa succede con questa finale o con questo compito?" Non aveva senso per me.

Parliamo di email di follow-up. Se un professore o un insegnante non risponde entro un certo tempo e lo studente ha bisogno di una risposta a una domanda, è appropriato che lo studente continui? In caso affermativo, quanto tempo dovrebbero aspettare gli studenti? Hai qualche consiglio su come dovrebbero costruire un'e-mail di follow-up?

Ogni volta che è coinvolta una sequenza temporale, vuoi esprimerla. Ad esempio, se qualcuno chiede una lettera di raccomandazione, una delle mie domande di follow-up sarà sempre: "Quando ne hai bisogno?"

È utile essere premurosi su ciò che stiamo chiedendo e prima di quando cerchiamo una risposta. 

Alcuni professori dicono: "Risponderò alle e-mail entro un certo numero di ore, o di giorni o entro una settimana".

Non lo stabilisco. Cerco di tornare il prima possibile. A volte accadono cose che ci impediscono di farlo. Di tanto in tanto, le cose si perdono o non vengono mai inviate. Tutte queste cose accadono. 

Un seguito appropriato potrebbe suonare come: "Ti ho inviato un messaggio martedì. Questo è il prossimo lunedì e speravo solo in un chiarimento prima di vederti in classe martedì. "

Non vuoi mai essere irrispettoso. Ma va bene dire: "Non sono sicuro che tu abbia ricevuto il mio messaggio, ma speravo di chiarirlo prima della nostra lezione di domani". 

Realisticamente, se mancano 20 minuti alla nostra lezione, potrei essere in un'altra classe per le quattro ore precedenti. Se è il mio giorno di insegnamento, potrei essere in classe tutto il giorno. Quindi, cerca di ricordare che non è solo il tuo programma. Qualcuno che sta insegnando in una classe non ha accesso per rispondere, specialmente negli ultimi 15 minuti prima dell'inizio della lezione. 

Qual è il periodo di tempo appropriato per gli studenti per inviare le loro e-mail? Possono inviare un'e-mail alle 3 del mattino o è meglio mantenerla nell'intervallo compreso tra le 9 e le 5? 

Non ho problemi con un'email in ritardo. Ancora una volta, forse alcuni professori hanno stabilito che "queste sono le volte che controllerò e risponderò alle e-mail".

Ma questa è una delle bellezze dell'email. Posso inviarlo a mio piacimento e tu lo riceverai a tuo piacimento. Quindi, non mi preoccupo, a meno che non fossero le 3 del mattino e tu abbia bisogno di una risposta in quel momento.

Penso anche che sia giusto dire: "Ti mando questo adesso perché sono appena uscito dal lavoro e so che probabilmente non avrò tue notizie fino al giorno successivo". Va bene anche quello.

Ancora una volta, sii chiaro su quali sono le tue aspettative e la tempistica. Penso che aiuti tutti. 

Grazie ancora per aver dedicato del tempo a parlare con noi.

È stato un piacere. Spero che questo sia utile. La linea di fondo è pensare come un professionista. Parte dell'esperienza universitaria ti sta preparando a diventare un professionista di successo in qualunque sia il campo scelto. La comunicazione è una parte davvero importante di questo. Quindi, se pensi "Come posso assicurarmi di essere professionale", questo ti servirà bene quando lascerai il campus. 

Questa intervista è stata modificata per chiarezza.