Non sono un professore (o un capo), ma ricevo innumerevoli e-mail da studenti delle scuole superiori che sovrintendo al mio lavoro di volontariato. In qualità di supervisore, una delle mie responsabilità principali è comunicare con i volontari delle scuole superiori per tutta la settimana, tramite e-mail. Nel tempo sono diventato - involontariamente ma naturalmente - la persona di riferimento per domande, dubbi e reclami riguardanti il ​​lavoro di volontariato e l'organizzazione. Prima che me ne rendessi conto, ricevevo e-mail non solo dai volontari che sovrintendevo, ma anche da estranei con richieste (vedi #3 sotto circa email qualcuno che non hai mai avuto un'interazione con prima).

Dopo tre anni di "avanti e indietro", sono giunto alla conclusione che questa giovane generazione ben intenzionata può sicuramente usare un po 'di aiuto nel dipartimento delle etichette di posta elettronica.

Ma gli studenti delle scuole superiori non sono gli unici a non usare correttamente le etichette elettroniche. Molti studenti universitari e neolaureati sono ugualmente incapaci (e forse visti come più "non professionali" perché ci si aspetta che lo sappiano meglio) quando si tratta di inviare email ai loro professori e ai loro superiori.

La mia speranza per chiunque legga questo articolo è che imparino e mettano in pratica queste cruciali etichette di posta elettronica e le loro e-mail vengano prese sul serio. 

Scrivere una buona email è un MUST sia al college che sul posto di lavoro, quindi fai attenzione!

* Questo articolo è su misura per gli studenti universitari che scrivono ai professori, ma puoi scambiare "professori" con "capi" se stai lavorando.

1. Rivolgiti al tuo professore in modo professionale

“Caro professore [Cognome]” sarebbe un buon punto di partenza.

Se hai avuto un'interazione con il docente prima, è probabilmente sicuro dire “Ciao Professore [Cognome]”, ma probabilmente è mai una buona idea per dire “Hey”, come un saluto, non importa come “chiuso” si sta per il professore.

+ Alcune cose da considerare:

• È possibile risolvere il professore, come il Dr. se hanno un dottorato di ricerca, ma “professore” è probabilmente la vostra scommessa più sicura, dal momento che alcuni di loro non vogliono essere affrontato come “dottore”.

• Evitare di dire “signora” o “Miss” o “signor” perché a prescindere della vostra intenzione, che potrebbe essere offensivo o creare imbarazzo inutili. Inoltre, questo è il college che stiamo parlando - ci riferiamo a loro come “professori”.

• Non li affrontare per nome a meno che non esplicitamente offrirti il ​​permesso di farlo.

• Spell il nome del professore correttamente. Scrivilo di preciso così come appare sul programma - di controllare due volte.

2. Riconosci il tuo professore come individuo

Si dispone di un motivo specifico per inviare il tuo professore, ho ottenere che. Ma non saltare direttamente al punto, chiedere o chiedendo qualcosa da loro. Riconoscere che anche loro, hanno una vita personale al di fuori del loro academia- non sono i loro ruoli.

Sia vera o no (sebbene sincerità mostra sempre), saluta il tuo professore e riconoscilo come individuo. Puoi dire qualcosa come "Spero che tu abbia passato un weekend fantastico!" L'aggiunta di questa semplice frase può fare un'enorme differenza nella risposta che ottieni.

3. Presentati

In realtà, si prega di fare. Nella mia esperienza personale, l'e-mail più frustrante che ho ricevuto è stata quella in cui la persona non si è presentata (Non avevo idea di chi fosse) E saltò dritto al “punto”, già rompendo le regole # 1- # 3.

Voglio fare volontariato, ma non so come.

Questa era l'email che ho ricevuto nel mio (personal) posta in arrivo. Nessun saluto, nessuna presentazione, nessuna cortesia.

Come ho letto l'e-mail, che mi ha letteralmente preso 2 secondi, ho pensato tra me e me: Non so chi sei, come hai ricevuto la mia email e perché pensi che dovrei accontentarti, se, ancora una volta, non ti conosco nemmeno.

Ma mettendo da parte la mancanza di professionalità (e il mio fastidio), ho risposto con tutti i dettagli su come può fare domanda per diventare volontaria (che avrebbe potuto facilmente reperibili sul sito web - vedi sotto #4), Solo per ottenere un altrettanto poco professionale 9 parola risposta: “Oh, mi dispiace. Io in realtà non credo di poter volontariato.”

Spero di non dover approfondire.

Allo stesso modo, se sei uno studente, non dare per scontato che il professore ti conosca. E, cosa più importante, non costringere il professore a fare di tutto per scoprire chi sei. Dovresti essere tu a fornire tutte le informazioni necessarie, come il numero di identificazione dello studente, la sezione della classe, il numero del corso, ecc.

Ciò è particolarmente importante se stai inviando un'email al tuo professore per la prima volta o se non hai mai avuto un'interazione con lui / lei prima. Se lo hai fatto, è comunque una buona idea ricordarlo al professore - per esempio, potresti dire: "Sono la ragazza che è rimasta dopo le lezioni a chiederti del tal dei tali".

4. Spiega perché stai scrivendo

Ora è finalmente il momento di rivelare la vostra vera ragione per la scrittura. Avete bisogno di prendere un appuntamento per vedere il professore al di fuori dei suoi orari di ufficio? Avete un calendario d'esame conflittuale? Qualunque cosa sia, rendila succinta e diretta, ma sii cortese. Non girarci intorno, non trovare scuse e non fornire dettagli eccessivi. Il tuo professore si preoccupa di quello che può fare per te, no perché di dovrebbero fare qualcosa per voi (che non devono, più probabile).

Prima di inviare che la posta elettronica, porsi queste domande:

a) Le informazioni che sto cercando già in programma?

b) Può un compagno di classe spiegare o risolvere questo problema per me?

C) è il professore in realtà l'unica persona che può rispondere alla mia domanda o risolvere il mio problema?

5. Includi un invito all'azione (educato).

Call-to-azioni sono meravigliosi, non solo nel mondo delle vendite e del marketing, ma anche nella nostra vita quotidiana. Call-to-azioni non sono i comandi, ma le richieste. Prima si finisce la tua email, riformulare o evidenziare la vostra richiesta (s) e chiedere al professore se lui / lei potrebbe affrontare la questione (s) ti ha portato in su. Si può fare questo dicendo qualcosa del tipo: “Mi piacerebbe molto grato se mi potesse aiutare con [problema]” o “Per favore fatemi sapere quando il momento migliore è per voi -. Mi piacerebbe parlare con te di persona”

6. Ringrazia il professore

Questo è abbastanza ovvio, ma gli studenti dimenticano di farlo tutto il tempo! Quando chiudi la tua email, ringrazia il professore per aver dedicato del tempo a leggere la tua email. È una cortesia comune.

7. Segui, ma non essere esigente

Se non ricevi una risposta, aspetta. E aspetta ancora (se non è super urgente). Dopo aver fatto "abbastanza" attesa, segui delicatamente. Non incolpare il professore per averti ignorato o dimenticato di rispondere: il professore potrebbe aver avuto questioni più urgenti e urgenti di cui occuparsi o la tua e-mail potrebbe essere stata involontariamente sepolta sotto altre e-mail.

Quando si invia il follow-up e-mail, in avanti la tua email originale, ma ancora ricordare al professore che cosa la vostra richiesta originale era. E poi semplicemente lasciare che lui / lei sa che si sta ancora aspettando una risposta.

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Questo è tutto! Se avete seguito questi passi 7, hai fatto tutto quello che si può (o il minimo indispensabile).

Essere in grado di scrivere una buona, e-mail professionale non è un mero vantaggio al college, ma una necessità. Sarete emailing professori, compagni di classe, boss, e anche gli amici per il resto della tua vita, in modo si potrebbe anche imparare a farlo correttamente.

Vi prego, prima di premere il pulsante “Invia”, assicurarsi che lei è chiaro nella vostra comunicazione e cortese nel vostro modo.

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